彩色列印最主要挑戰來自成本,成本控管得宜,才能杜絕浪費,列印管理是必備的配套措施。 |
企業朝彩色列印發展,目的除了提升外部溝通效率與品質,也必需滿足內部重要文件的高度理解需求。彩色列印已經成為企業創造優勢所不可或缺的利器之一。然而,彩色列印最主要挑戰來自成本,唯有控管得宜的成本,杜絕虛擲浪費的空間,才能加速彩色列印的普及,發揮獨特優勢。在推動企業彩色化應用的過程中,列印管理就成為必備的配套措施。 導入列印控管機制 有效杜絕高達40%浪費列印 企業列印其實存在許多不必要的浪費與耗用。最常見的狀況就是員工利用公司資源列印私人文件或資料;此外,因操作不慎而印錯檔案,或者一時疏忽而重複列印不需要的文件,也是屢見不鮮。 ERA一項調查就指出,企業有高達40%的列印為浪費列印,其中15%是由於列印錯誤,另外25%則是非工作相關列印。因此,只要針對這些問題進行有效的控管,就能為企業節省下可觀的費用支出,這也正是列印管理最重要的目的。 列印管理導入其實相當便捷,卻能成功杜絕列印浪費。不論企業擁有黑白雷射印表機、彩色雷射印表機、或是多功能印表機,都能透過功能完整的列印管理伺服器(Print Master Server)來達到控管。 就後端來看,企業只須加裝含IC讀卡機的列印管理伺服器,就可同時控管多達五部且不限廠牌的雷射印表機。對前端使用者而言,列印設定與操作方式並未改變,而是透過插卡列印的步驟,來達到控管列印的目的。 重整企業列印環境秘訣 想要成功導入列印管理,必須先從內部建立正確的使用觀念。首先,列印必須受到「管理」。目前針對列印進行管理的公司可說是寥寥無幾;使用者幾乎可不受限制地自由進行任何列印作業,於是就形成了調查發現的25%列印浪費。 其次,則是要落實利潤中心或使用者付費制度。從使用者端出發,進行自主化控制與管理,成本節省必然反應到部門績效,形成正面循環,將是加速推行列印管理的最佳助力。 目前,企業列印環境相當分散,往往在不同部門或辦公空間都有散置的印表機,可說是造成管理不易主因。列印管理伺服器可控管多達五部印表機,甚至還能透過客製化作法,控管五部以上的印表機,將是建立集中管理機制與架構的第一步。 列印環境集中管理可帶來多重效益,不論是企業主、IT或總務部門,以及使用者,都可從中獲益,而這些效益也將轉化成為競爭力,為企業創造更多的營運優勢。 |
轉載自Epson (2006/07工商時報)